【德育之窗】如何進(jìn)行有效時(shí)間管理
大/中/心/語/第五期
MENTAL HEALTH
時(shí)間是一種寶貴的資源,具有不可替代性和不可逆轉(zhuǎn)性。對(duì)學(xué)生來說,學(xué)會(huì)如何科學(xué)管理和使用時(shí)間至關(guān)重要。研究顯示,在學(xué)生群體中,有71.3%的人在時(shí)間管理方面存在問題;52%的人對(duì)時(shí)間的價(jià)值感較低,未意識(shí)到時(shí)間的有效性和珍貴性;49%的人在時(shí)間管理效能方面感到不足,無法有效地安排自己的時(shí)間;超過45%的人無法按事務(wù)的重要性合理安排時(shí)間。今天在這里與大家分享一個(gè)有效的時(shí)間管理方法。
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一、時(shí)間四象限法
時(shí)間四象限法,又稱為“時(shí)間管理矩陣”,是由美國(guó)管理學(xué)家科維提出的一套時(shí)間管理理論。該理論根據(jù)“緊急”和“重要”兩個(gè)維度對(duì)工作進(jìn)行劃分,將要做的事情分為四類:緊急且重要、重要不緊急、緊急不重要和不重要不緊急。
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1.第一象限是重要且緊急的事務(wù),需要我們親自立即解決。這個(gè)象限的事務(wù)是我們學(xué)習(xí)的主要內(nèi)容,也是花費(fèi)最多時(shí)間的部分。
2.第二象限是重要但不緊急的事務(wù),主要是我們自己的規(guī)劃。完成這個(gè)象限的事務(wù)能提升我們的生活品質(zhì)或?qū)W習(xí)效率??戮S提出的“要事第一”原則也是讓我們將時(shí)間的重心傾斜到第二象限。如果我們對(duì)第二象限的事務(wù)置之不理,那我們的生活和學(xué)習(xí)就會(huì)陷入危機(jī),自己會(huì)感到巨大壓力,整日疲于奔命。反之,如果我們將更多的時(shí)間投入到第二象限,就會(huì)逐漸減少第一象限的事務(wù),生活和學(xué)習(xí)也會(huì)井井有條。然而,第二象限的事務(wù)本身對(duì)我們沒有催促力,是由自己決定是否去做,所以需要發(fā)揮自己的自律能力。
3.第三象限是不重要但緊急的事務(wù),一般是突然發(fā)生的對(duì)我們自身毫無價(jià)值的事。這些事務(wù)由自己解決或他人解決都不會(huì)有太大的區(qū)別。第三象限的事務(wù)容易被誤以為是第一象限的事務(wù)。如果我們理解上出現(xiàn)偏差,就會(huì)自以為每天都很充實(shí),實(shí)際上卻原地打轉(zhuǎn),長(zhǎng)此以往落得個(gè)碌碌無為的下場(chǎng),最終只是釋放了他人的時(shí)間,幫別人解決了緊急的事務(wù)。
4.第四象限是既不重要且不緊急的事務(wù),那些讓人沉迷、浪費(fèi)時(shí)間的事情屬于第四象限。在第四象限浪費(fèi)太多時(shí)間的人,往往在第一、三象限中忙得焦頭爛額,不得不在第四象限中休養(yǎng)生息,才能重整旗鼓。然而,最終回過頭來總結(jié)時(shí),才發(fā)現(xiàn)自己手上空空如也。
特別要注意的是,在學(xué)習(xí)中,“重要且緊急”的事件往往與我們的理想和目標(biāo)密切相關(guān),必須認(rèn)真履行,一絲不茍。但同時(shí),由于其緊急性,帶給我們的焦慮程度很高。然而,實(shí)際上許多“重要且緊急”的事件是因?yàn)槲覀冏约簩⑵鋸摹爸匾痪o急”變?yōu)榱爽F(xiàn)狀。例如,老師星期五布置的作業(yè)(周一交)是一件“重要但不緊急”的事情,但我們常常將其推遲到星期天晚上,使其變成“重要且緊急”的事情。第二象限的事件被我們拖延,最終變成第一象限,這會(huì)導(dǎo)致我們處于焦慮狀態(tài),影響我們的健康。
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通過一個(gè)故事,我們來理解四象限法。有一天,教授為一群商學(xué)院學(xué)生講課。他說:“我們來個(gè)小測(cè)驗(yàn)”,然后拿出一個(gè)廣口瓶放在桌上。隨后,他取出一堆拳頭大小石塊,仔細(xì)地一塊塊放進(jìn)玻璃瓶里,直到石塊高出瓶口,再也放不下。他問道:“瓶子滿了嗎?”所有學(xué)生應(yīng)道:“滿了”。教授反問:“真的嗎?”他伸手從桌下拿出一桶礫石,倒了一些進(jìn)去,并敲擊玻璃瓶壁,使礫石填滿下面石塊間隙。“現(xiàn)在瓶子滿了嗎?”他第二次問道。這一次學(xué)生有些明白,“可能還沒有”,一位學(xué)生應(yīng)道。“很好!”教授說。他伸手從桌下拿出一小桶沙子,開始慢慢倒進(jìn)玻璃瓶。沙子填滿石塊和礫石所有間隙。他又一次問學(xué)生:“瓶子滿了嗎?”“沒滿!”學(xué)生們大聲說。他再一次說:“很好。"然后他拿過一小壺水倒進(jìn)玻璃瓶,直到水面與瓶口齊平。抬頭看著學(xué)生,教授問道:“這個(gè)例子說明了什么”一個(gè)心急學(xué)生舉手發(fā)言:“它告訴我們:無論你的時(shí)間表多么緊湊,如果你確實(shí)努力,你可以做更多的事!”“不!”,教授說,“那不是它真正的意思。這個(gè)例子告訴我們:如果你不是先放大石塊,那你就再也不能把它放進(jìn)瓶子里?!?
在這個(gè)故事里“大石頭”“礫石”“沙子”“水”分別代表什么呢?
大石塊代表重要的事情,可以是第一象限也可以是第二象限,具體代表會(huì)代表什么這要看你怎么去安排。我們盡量不要讓第一象限的事情出現(xiàn)太多,因?yàn)檫@對(duì)我們的身心健康都有危害。沙子和水就代表不重要的事件,我們可以在大石頭,即重要的事情做完之后去做那些不重要的事情。
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二、如何正確運(yùn)用四象限法則
1.時(shí)間分配
四象限法則基于兩個(gè)維度:事項(xiàng)和時(shí)間。事務(wù)的性質(zhì)會(huì)隨著時(shí)間推移而發(fā)生變化。因此,有效地管理四象限中的事務(wù)時(shí)間分配變得至關(guān)重要。在這個(gè)過程中,我們需要靈活應(yīng)對(duì)不同時(shí)期事務(wù)的重要性和緊急性,以確保我們的時(shí)間被最有效地利用
四個(gè)象限的時(shí)間分配一般可以按照以下比例確定:20%:50%:25%:5%。根據(jù)“二八定律”原則,20%的事項(xiàng)具有決定性作用,而80%的事項(xiàng)則起到輔助性作用。遵循這一原則,我們要確保第一象限有足夠的時(shí)間用于處理關(guān)鍵性事務(wù),以便辦成更加重要的事情。第二和第三象限則需要分擔(dān)更多的日常性和重要性事務(wù),以確保事項(xiàng)有序推進(jìn)。
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2.處理原則
四象限處理原則,這一點(diǎn)是至關(guān)重要的。
第一象限:立即行動(dòng)。對(duì)于這類事務(wù),由于具有一定的緊急性,要求我們集中所有精力,迅速解決主要矛盾。
第二象限:有計(jì)劃地行動(dòng)。這類事務(wù)重要但不緊急,需要將其切實(shí)置于一定的重要位置,按照時(shí)間計(jì)劃逐項(xiàng)、逐點(diǎn)實(shí)施,確保為后續(xù)工作提供充足時(shí)間。
第三象限:委托他人行動(dòng)。這類事務(wù)雖不重要但緊急。為了擺脫這種狀態(tài),應(yīng)該授權(quán)他人去處理,以減輕自身壓力。
第四象限:減少行動(dòng)。這類事務(wù)純粹是時(shí)間的消磨。適度休息一下即可,不要過度沉迷其中。
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來源:政教處
初審:廖 瑜
復(fù)審:盧 霖
終審:段吉鋒
編輯:廖 瑜
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